Esta guía está diseñada para asistir Gerentes de Contratación o a profesionales de recursos humanos y propietarios de empresas en la creación de un manual integral para gerentes de contratación. A partir de nuestras propias experiencias y guías, podrás establecer un proceso robusto para encontrar al candidato ideal que se ajuste a las necesidades específicas de tu empresa.

No olvides adaptar esta guía según los estándares y políticas de tu organización para asegurar su máxima efectividad.

Introducción a la Guía

Si estás leyendo esto, es probable que estés en el proceso de expandir tu equipo o reemplazar a un miembro que ha dejado su puesto. ¡Enhorabuena por dar el siguiente paso!

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Este documento te guiará a través de todos los procedimientos necesarios para que el nuevo rol sea aprobado y cubierto de manera efectiva. Ofrecemos información detallada y consejos prácticos para que cada fase del proceso de contratación sea eficiente y satisfactoria, llevando a las mejores incorporaciones para tu equipo.

Recuerda, la cultura [Enlace a la página de cultura de tu empresa] y la capacidad de [Nombre de tu empresa] para liderar en el mercado global empiezan con una contratación exitosa.

La Importancia de Cada Rol en la Organización

Cada puesto dentro de tu organización tiene un impacto significativo. Es crucial no comprometerse en el proceso de selección, incluso bajo presión. La personalidad y la motivación del candidato son tan importantes como sus habilidades técnicas. Examina los logros reales del candidato en lugar de sus afirmaciones.

Proceso de Contratación

A continuación se detalla el proceso de contratación, incluyendo los pasos clave y las etapas del procedimiento.

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Paso 1: Preparación de la Solicitud de Empleo

Prepara una solicitud de empleo detallada, asegurándote de incluir todos los campos necesarios. Es importante definir claramente la ruta del archivo y el tipo de formulario que deben completar los reclutadores.

Aprobaciones Requeridas

Si tu empresa tiene un proceso de aprobación, proporciona los detalles de contacto del departamento o persona encargada de autorizar la solicitud antes de proceder a las siguientes etapas.

Paso 2: Coordinación entre el Gerente y el Reclutador

Organiza una reunión entre el gerente de contratación y el reclutador para discutir los términos y detalles de la publicación del trabajo.

Temas a Tratar en la Reunión

• Descripción del Trabajo: Detalla el nuevo rol.
• Perfil del Candidato Ideal: Define las características y habilidades necesarias.
• Evaluaciones: Discute las pruebas de evaluación disponibles.
• Llamada de Preselección: Qué debe incluir y cómo llevarla a cabo.
• Cronograma de Contratación: Establece las fechas clave para las actualizaciones a los candidatos y para la programación de entrevistas.
• Expectativas: Asegúrate de que los candidatos reciban actualizaciones dentro de un plazo razonable.
• Preguntas de Entrevista: Evita duplicaciones en las entrevistas.
• Tareas y Evaluaciones: Diseña tareas que evalúen habilidades específicas.
• Formato de Retroalimentación: Define cómo proporcionar retroalimentación sobre las tareas.
• Detalles de la Oferta: Prepara los detalles para la oferta cuando sea el momento adecuado.
• Encuestas a Candidatos: Implementa encuestas para evaluar la experiencia del candidato.

Encuesta sobre la Experiencia del Candidato

Usar encuestas es una excelente forma de recoger feedback. Asegúrate de explicar cómo se administrarán estas encuestas, si son automáticas o manuales, y proporciona plantillas útiles.

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Preguntas de la Encuesta

1. ¿Te sentiste bien preparado para la entrevista?
2. ¿La información proporcionada te ayudó a comprender el puesto y el equipo de [Nombre de tu empresa]?
3. ¿Pudiste destacar tus habilidades y experiencia durante la entrevista?
4. ¿Estás satisfecho con la experiencia general de la entrevista con [Nombre de tu empresa]?
5. ¿Recomendarías a un amigo que se postule en [Nombre de tu empresa]?

Paso 3: La Llamada de Selección y la Entrevista por Video Unidireccional

En esta etapa, se describen las fases del proceso de selección. Asegúrate de definir claramente las responsabilidades y los procedimientos para garantizar una transición fluida hacia la evaluación más detallada.

Preselección

Es importante establecer quién será responsable de la preselección de los candidatos. Detalla cómo se deben manejar los currículos recibidos y cómo se programarán las llamadas de detección. El objetivo de esta fase es identificar a los candidatos que cumplen con los requisitos mínimos y establecer un primer contacto para una evaluación preliminar.

Llamada de Selección

Describe el procedimiento para realizar las llamadas de selección. ¿Quién debe llevar a cabo estas llamadas y qué aspectos deben evaluarse? El resultado clave de esta etapa es determinar si el candidato es adecuado para avanzar al siguiente paso del proceso de contratación.

Entrevista por Video Unidireccional

En caso de utilizar entrevistas por video unidireccional, explica cómo se organizarán. Detalla el formato de la entrevista, los resultados esperados y cómo se deben evaluar las respuestas de los candidatos. Esta fase debe proporcionar información valiosa sobre las habilidades de comunicación y la adecuación del candidato para el puesto.

Si el candidato cumple con las expectativas durante estas etapas, avanzará al siguiente paso, que puede incluir una evaluación más detallada o una tarea específica. Asegúrate de definir claramente cómo se enviará la evaluación o tarea al candidato, ya sea por correo electrónico, enlace a un sitio web o mediante un documento adjunto.

Paso 4: Evaluación Cognitiva y Tarea

Si decides incluir una evaluación cognitiva y una tarea en el proceso de contratación, a continuación se detalla cómo realizar estos pasos.

Evaluación Cognitiva

La evaluación cognitiva consta de varias secciones para medir las habilidades del candidato:

• Razonamiento Abstracto: Evalúa la capacidad del candidato para resolver problemas complejos y entender conceptos abstractos.
• Comprensión Numérica: Mide la habilidad para interpretar datos y realizar cálculos.
• Comprensión Verbal: Evalúa la capacidad para entender y analizar información escrita.
• Atención y Enfoque: Mide la capacidad para mantener la concentración y manejar detalles.
• Personalidad en el Lugar de Trabajo: Analiza cómo las características personales del candidato se ajustan al entorno laboral.

Estas pruebas deben realizarse antes de la tarea. Establece un umbral de calificación, y si el candidato no cumple con este estándar, no avanzará en el proceso. Si el candidato aprueba, el siguiente paso es enviarle la tarea.

La Tarea

Los candidatos que superen la evaluación cognitiva avanzarán a la fase de tarea. La tarea, diseñada por el gerente de contratación, debe reflejar el tipo de trabajo que el candidato realizaría en el puesto.

El objetivo de la tarea es observar cómo el candidato aborda problemas, evaluar habilidades técnicas y verificar la capacidad de presentar su trabajo y proceso de pensamiento claramente. Es fundamental para examinar las competencias técnicas del candidato y proporcionar una base sólida para la decisión final de contratación.

Una vez recibida la tarea, evalúala en un plazo de pocos días. Ofrece comentarios detallados al candidato, destacando tanto los puntos fuertes como las áreas de mejora. Usa un tono constructivo y personal en los comentarios para brindar una experiencia valiosa al candidato.

Si decides que el candidato no es adecuado, envía un correo electrónico de descalificación con comentarios constructivos dentro de un plazo determinado después de recibir la tarea. Asegúrate de que los comentarios sean claros y útiles, como si estuvieras conversando directamente con el candidato.

Encuesta de Retroalimentación al Candidato

En esta etapa, considera enviar una encuesta al candidato para obtener su opinión sobre el proceso. Explica cómo se administrará la encuesta, si es automática o manual, y proporciona una plantilla si es necesario. Esta retroalimentación puede ser valiosa para mejorar el proceso de contratación en el futuro.

Paso 5: La Primera Entrevista con el Gerente de Contratación

La primera entrevista con el gerente de contratación es un momento crucial para construir una buena relación con el candidato y evaluar su adecuación para el rol. Aunque las entrevistas pueden ser menos estructuradas que otras partes del proceso, es importante seguir algunas pautas clave para asegurar una experiencia profesional y respetuosa.

Preparación para la Entrevista

Revisión del Cuadro de Mando

Antes de la entrevista, asegúrate de estar bien preparado revisando el cuadro de mando. Esto incluye familiarizarte con las preguntas a realizar y los criterios de evaluación. El cuadro de mando ayuda a garantizar una evaluación uniforme de todos los candidatos, facilitando la toma de decisiones.

Respeto hacia el Candidato

Recuerda que el candidato está tomando una decisión significativa en su carrera y ha invertido tiempo y esfuerzo en el proceso de selección. Apreciar el esfuerzo del candidato, independientemente de tu impresión personal, es fundamental. Trata al candidato con el mismo respeto y consideración con el que te gustaría ser tratado.

Puntualidad y Preparación

Es ideal llegar unos minutos antes de la entrevista para asegurarte de que todo funcione correctamente, especialmente si es una reunión virtual. Verifica el equipo, como micrófono y cámara, y si llegas tarde, ofrece una disculpa sincera. Si el candidato se retrasa pero notifica previamente, asegúrate de tranquilizarlo y confirmar que esto no afectará su candidatura. La preparación incluye leer el currículum del candidato y cualquier evaluación previa, y, si es útil, hablar con el reclutador sobre el candidato antes de la entrevista.

Durante la Entrevista

Descripción del Rol

Debes ser capaz de describir el rol claramente en unas pocas oraciones. Este aspecto será discutido más a fondo, pero asegúrate de tener una descripción concisa y precisa del puesto.

Preguntas y Clarificaciones

Evita hacer preguntas sobre temas ya abordados en el currículum o en entrevistas anteriores. Si necesitas hacer una pregunta de seguimiento, aclara el contexto, por ejemplo: “Sé que discutiste tu búsqueda de trabajo con X. Me gustaría explorar más tu interés en un rol más orientado a X.”

Cortesía y Apreciación

Muestra aprecio tanto por el candidato como profesional como persona. Felicita su trayectoria educativa y profesional y agradece su interés en trabajar con tu empresa.

Conversación y Participación

Aunque es importante mantener el enfoque en el rol en cuestión, también está bien entablar una pequeña charla para crear un ambiente más relajado. Presta atención a la conversación y participa activamente, evitando escribir o tomar notas mientras el candidato está hablando. Puedes hacerlo después de la entrevista.

Preparación para una Discusión Sustancial

Ten preparadas algunas preguntas específicas que te ayuden a conocer mejor al candidato. Es útil informar al candidato al inicio de la entrevista sobre las áreas clave que te gustaría explorar.

Áreas a Explorar en la Entrevista

Durante la entrevista, considera explorar las siguientes áreas para obtener una comprensión completa del candidato:

• Experiencia Profesional: Profundiza en su experiencia laboral relevante y logros.
• Habilidades y Competencias: Evalúa las habilidades técnicas y blandas del candidato.
• Adecuación Cultural: Analiza si el candidato se ajusta a la cultura de la empresa y los valores del equipo.
• Motivaciones y Objetivos: Entiende las motivaciones del candidato y sus objetivos profesionales a largo plazo.

La primera entrevista con el gerente de contratación es fundamental para construir una relación positiva con el candidato y evaluar su adecuación para el puesto. A continuación se describen las etapas clave para llevar a cabo una entrevista efectiva.

1. Rompehielos

Inicia la entrevista con una pregunta que demuestre respeto y abra la conversación de manera amigable. Puedes preguntar al candidato qué opinó sobre la tarea que realizó o, si la entrevista es en persona, ofrecerle un recorrido por la oficina para que vea su posible lugar de trabajo y los servicios que se ofrecen.

2. Descripción del Rol y la Empresa

Es importante establecer que la entrevista es una conversación bidireccional. Ofrece al candidato una descripción detallada del rol y de la empresa, incluyendo el equipo con el que trabajará y el impacto del puesto. Si el candidato tiene preguntas específicas, responde con sinceridad. Si no tienes una respuesta inmediata, comprométete a enviar una respuesta por correo electrónico o discutirlo en una futura entrevista. Asegúrate de registrar las preguntas para hacer seguimiento.

3. Experiencia Laboral Relevante

En lugar de revisar el CV punto por punto, pide al candidato que describa su experiencia actual y las responsabilidades principales. Pregunta sobre las tareas específicas que realiza y las que no realiza, para entender mejor su rol y habilidades. Esto te ayudará a evaluar si el candidato tiene la experiencia adecuada para el puesto.

4. Habilidades Específicas

Explora las habilidades del candidato relacionadas con el puesto. Puedes preguntar si tiene experiencia con metodologías específicas o herramientas relevantes, y profundizar en cómo ha utilizado estas habilidades en el pasado. Considera presentar un problema hipotético para que el candidato explique cómo lo resolvería, lo que te ayudará a evaluar su nivel de experiencia y pensamiento crítico.

5. Preferencias y Estilo de Trabajo

En lugar de preguntar directamente sobre debilidades, discute lo que al candidato le gusta o no le gusta de su trabajo actual. Pregunta qué factores le ayudarían a tener éxito en el nuevo rol y qué debería evitar un gerente para trabajar eficazmente con él. Esto proporcionará una visión más clara sobre cómo el candidato se adapta al puesto y al equipo.

6. Colaboración con Otros

Explora cómo el candidato interactúa con los demás. Pregunta sobre sus experiencias trabajando con colegas, tanto positivos como negativos, y cómo manejó conflictos. Si el puesto es de liderazgo, investiga cómo formaría y gestionaría su equipo, y qué cualidades buscaría en los miembros del equipo.

7. Abordar Objeciones

Este es el momento para tratar cualquier preocupación o objeción que puedas tener sobre el candidato. Puedes abordar estos puntos directamente, por ejemplo: “Me preocupa un poco tu falta de experiencia en empresas de tecnología. ¿Cómo crees que esto podría influir en tu desempeño?” Asegúrate de explorar estas cuestiones para tomar una decisión informada.

8. Preguntas sobre Liderazgo

Para candidatos con experiencia en roles de liderazgo, discute cómo organizan y gestionan equipos. Pregunta sobre su enfoque para contratar, evaluar y despedir empleados. Investiga situaciones difíciles que hayan manejado y cómo resolvieron problemas, para evaluar su capacidad de liderazgo y reflexión.

9. Compensación

Generalmente, la compensación es tratada por el equipo de reclutamiento en fases anteriores del proceso. A menos que se indique lo contrario, evita discutir sobre salario durante la entrevista. Si se plantea la pregunta, señala que no es tu responsabilidad negociar y que el equipo de reclutamiento está disponible para resolver cualquier duda.

10. Preguntas del Candidato

Invita al candidato a hacer preguntas. Sus preguntas pueden ofrecer una visión valiosa sobre sus preocupaciones e intereses. Asegúrate de responder de manera clara y honesta. Si no estás seguro de algo, ofrécele una respuesta posterior por correo electrónico o consulta con el equipo de reclutamiento.

Durante la primera entrevista con el gerente de contratación, es fundamental abordar una variedad de temas comunes que los candidatos suelen plantear. A continuación se describen estos temas y cómo manejarlos eficazmente.

1. Preguntas sobre la Vida en la Empresa

Los candidatos a menudo quieren saber cómo es trabajar en la empresa. Comparte tu experiencia personal o la de otros empleados en el puesto que el candidato está solicitando. Menciona aspectos positivos como beneficios y comodidades, pero también proporciona una visión realista del entorno de trabajo.

Ejemplo: “La gente aquí es amigable y colaborativa, y el ambiente es muy meritocrático. Sin embargo, se espera que todos mantengan un alto nivel de desempeño, ya que competimos en un mercado muy ambicioso.”

2. Preguntas sobre Financiación y Recursos

Si el candidato pregunta sobre financiación, ingresos o inversores, proporciona información general sobre el respaldo financiero de la empresa, si es relevante. Es importante evitar compartir detalles específicos sobre ingresos u otras métricas financieras. Dirige estas preguntas al líder del departamento o al equipo de reclutamiento.

3. Preguntas sobre Desarrollo Profesional

Informa al candidato sobre el enfoque de la empresa para el desarrollo profesional, como el sistema de calificaciones y las evaluaciones de desempeño. Proporciona ejemplos de empleados que han sido promovidos o trasladados a diferentes roles dentro de la empresa para ilustrar las oportunidades de crecimiento.

4. Preguntas sobre Compensación y Beneficios

Deja las discusiones sobre compensación al equipo de reclutamiento. Sin embargo, para preguntas sobre beneficios como atención médica o licencia de maternidad, si tienes documentos o información, puedes compartirlos o dirigir al candidato al equipo de reclutamiento o al sitio web de empleo.

5. Preguntas sobre la Forma de Trabajar

Los candidatos pueden preguntar sobre herramientas, tecnologías, procesos y responsabilidades. Proporciona detalles sobre cómo trabaja el equipo, los procesos que se siguen y cómo se toman las decisiones. Aborda también cualquier debilidad o área de mejora de manera reflexiva para demostrar que la empresa está en evolución continua.

6. Preguntas sobre Conciliación de la Vida Familiar y Laboral

Si el candidato tiene preocupaciones sobre cómo el trabajo afectará a sus obligaciones familiares, aclara detalles sobre horarios, turnos o flexibilidad. Sé transparente sobre los requisitos del puesto y las expectativas relacionadas con el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Cosas a Evitar en la Entrevista

Es importante mantener la entrevista dentro de un marco profesional y evitar ciertos temas y comportamientos.

1. Discusiones sobre Otros Empleadores

Evita participar en conversaciones negativas sobre empleadores anteriores o hablar mal de otras personas. Enfoca la conversación en aspectos profesionales y cómo se relacionan con el puesto.

2. Asuntos Personales

No es el momento para discutir temas personales como familia, salud o situaciones personales a menos que sean relevantes para el CV del candidato. Mantén la conversación centrada en aspectos profesionales.

3. Temas Controvertidos

Evita discutir política, religión u otros temas controvertidos que no estén relacionados con el trabajo.

4. Demasiado Informal

Aunque es importante establecer una buena relación, la entrevista debe centrarse en el rol y mantenerse en un tono profesional. Evita comportamientos excesivamente informales.

5. Argumentos y Comportamientos Negativos

Mantén una actitud profesional incluso si el candidato es grosero o llega tarde. No permitas que las discusiones negativas afecten la conducción de la entrevista.

Guía para Redactar Evaluaciones Post-Entrevista

Cómo Redactar Evaluaciones

1. Utiliza un Cuadro de Mando: Mantén un registro de lo que se ha cubierto durante la entrevista. Esto ayuda a asegurar que toda la información relevante se haya considerado y facilita la comparación con otros candidatos.
2. Forme una Opinión Basada en Datos: No te limites a hacer una transcripción de la entrevista. Usa notas y hechos para desarrollar una opinión informada. Evalúa si el candidato puede hacer el trabajo, aporta habilidades únicas, tiene áreas de mejora, y si se adaptará al equipo y a los procesos.
3. Respaldar con Datos del CV y la Entrevista: Usa logros pasados y ejemplos específicos de la entrevista para apoyar tu evaluación. Considera la experiencia, habilidades y comportamientos observados durante la conversación.
4. Considera Reacciones Instintivas: Menciona tus impresiones iniciales, pero explora por qué te sientes de esa manera. Por ejemplo, si un candidato parece dominar la conversación, reflexiona sobre cómo esto podría afectar su interacción con los clientes.
5. Escribe la Evaluación Inmediatamente: Reserva tiempo para escribir tu evaluación justo después de la entrevista. Esto ayuda a capturar detalles frescos y evita comparaciones sesgadas con otros candidatos.
6. Evita Sesgos Personales: Sé consciente de tus preferencias personales y evita que influyan en tu evaluación. Asegúrate de basar tu opinión en habilidades y experiencia relevantes.
7. Evita Suposiciones Subjetivas: Basar tu evaluación en suposiciones sobre la personalidad o actitud del candidato puede ser engañoso. Proporciona datos concretos y ejemplos para respaldar tus opiniones.
8. Considera el "Añadido Cultural": En lugar de enfocarte en la “adaptación cultural”, evalúa cómo el candidato puede agregar valor a la cultura de la empresa y aportar nuevas perspectivas.

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Paso 6: La Entrevista Ejecutiva

La entrevista ejecutiva es la última fase del proceso de selección, llevada a cabo por el Jefe de Departamento. Su función es revisar las evaluaciones previas y centrarse en cualquier área que no esté clara o que presente problemas potenciales.

• Preparación: Asegúrate de que el entrevistador ejecutivo esté informado sobre las áreas que necesitan más atención. Proporciona un resumen claro de las evaluaciones anteriores y cualquier detalle relevante que pueda influir en la decisión final.

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Paso 7: Llamadas de Referencia

Las llamadas de referencia son realizadas por el reclutador y son el último paso antes de extender una oferta. Se realizan en dos casos: para roles de grado X y superiores o cuando hay dudas sobre la personalidad del candidato.

1. Información de Referencias: Pide al candidato que proporcione información de contacto para referencias relevantes y toma nota de su relación con el candidato.
2. Preguntas Indirectas pero Específicas: En lugar de preguntar directamente sobre debilidades, formula preguntas como “¿Cómo puedo sacar el máximo provecho de esta persona?” o “¿Cómo debo gestionar a esta persona?”. Esto puede proporcionar información más útil y detallada.
3. Referencias No Sugeridas: A veces, las mejores referencias son aquellas que el candidato no ha ofrecido. Consulta con personas que conocen al candidato de manera confiable y discreta.
4. Confidencialidad: Asegúrate de que la búsqueda de referencias se realice sin revelar al empleador actual del candidato que está buscando un nuevo trabajo. La discreción es clave para mantener la confidencialidad.

Paso 8: La Carta de Oferta

Proceso de Aprobación y Envío

1. Preparación de la Oferta: Una vez que el equipo de contratación ha llegado a un acuerdo sobre el candidato ideal y ha decidido extender una oferta, el siguiente paso es preparar la carta de oferta.
2. Envío de Detalles de la Oferta: El Vicepresidente envía por correo electrónico al Reclutador y al Vicepresidente Senior o al Ejecutivo de Nivel C los detalles de la oferta, que incluyen:
   • Nombre del Candidato:
   • Título del Puesto:
   • Calificación: (Nivel del puesto o clasificación)
   • Salario:
   • Prima: (Si aplica)
   • Fecha de Inicio:
   • Equipo:
   • Informes a: (Nombre del supervisor directo)
3. Aprobación del Vicepresidente Senior o Ejecutivo de Nivel C: El Vicepresidente Senior o el Ejecutivo de Nivel C revisa y aprueba los detalles de la oferta respondiendo al correo del Vicepresidente.
4. Preparación de la Carta de Oferta: El Reclutador prepara la carta de oferta oficial con los detalles aprobados y la comparte con el gerente para su aprobación final.
5. Envío de la Carta de Oferta: Una vez que el gerente aprueba la carta de oferta, el Reclutador envía la carta de oferta al candidato por correo electrónico. Al mismo tiempo, el Reclutador debe hablar por teléfono con el candidato para discutir los términos de la oferta y responder a cualquier pregunta que pueda tener.
6. Notificación al Gerente de Contratación: El Reclutador también debe enviar una copia de la carta de oferta al Gerente de Contratación/ Vicepresidente para su información.
7. Proceso de Preembarque: Una vez que el candidato acepta la oferta, el equipo de Recursos Humanos se hace cargo del proceso de preembarque. Esto incluye la coordinación de los trámites necesarios, como la firma de documentos, la planificación de la incorporación y cualquier otro requisito previo al inicio.

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