Política y Guía de Uso de Slack en la Empresa: Normas y Mejores Prácticas

Introducción a la Guía de Slack

Slack es una herramienta poderosa para la comunicación, especialmente en empresas híbridas o distribuidas. Sin embargo, no siempre es la mejor opción para todos los tipos de comunicación. A veces, un correo electrónico, una llamada telefónica o una reunión pueden ser más efectivos. Considera el contenido y la naturaleza de tu mensaje para decidir si Slack es la herramienta adecuada.

Si recibes un mensaje en Slack que crees que debería discutirse de otra manera, no dudes en informarle al remitente y sugerir una alternativa. Por ejemplo: "¡Hola! Creo que sería mejor discutir esto en una llamada. ¿Te viene bien ahora?"

Es crucial que estés familiarizado con las normas del equipo sobre el uso de Slack. Si algo no está claro, pregunta. No te pierdas información importante por desconocer las normas o cómo unirte a un canal específico.

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Recuerda que los mensajes directos en Slack no deben usarse para aprobaciones formales o cualquier asunto que requiera seguimiento detallado. Para esos casos, utiliza el correo electrónico.

Convenciones de Nomenclatura de Canales de Slack

Para facilitar la búsqueda y el uso de los canales en Slack, aquí tienes algunas convenciones de nomenclatura recomendadas:

• #preguntar-{nombre del equipo}: Espacio para hacer preguntas a un equipo específico.
• #{nombre del equipo}-diario: Actualizaciones diarias del equipo, como entradas y salidas. Únete a estos canales si el trabajo del equipo es relevante para ti. No se usan para conversaciones generales.
• #{nombre del equipo}: Canal para la colaboración dentro del equipo.
• #{nombre del lugar}: Canal para comunicarse con un grupo específico de empleados en una ubicación particular, como #newyork.

Ten cuidado con la sobrecarga de canales. Antes de crear un canal, evalúa si un grupo de mensajes directos sería más adecuado. Los canales pueden persistir a largo plazo, incluso después de que las personas se unan o se vayan. Si tu necesidad es más temporal, un grupo de mensajes directos podría ser más apropiado.

Configuración de Slack

Completa tu Perfil

Asegúrate de completar tu perfil con tu nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono (si es necesario).

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Configura tus Preferencias de Notificaciones

Puedes ajustar tus preferencias de notificación haciendo clic en el nombre de tu perfil en la esquina superior derecha de la aplicación Slack. Configura cuándo recibir notificaciones en tu teléfono o PC/MacBook y considera ajustar el calendario de notificaciones para evitar alertas fuera de tu horario laboral.

Integra tu Calendario de Google

Integrar tu calendario de Google con Slack actualizará automáticamente tu estado en Slack, indicando si estás en una reunión o ocupado.

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Uso Diario de Slack

Desactiva las Notificaciones

Si necesitas concentrarte, considera desactivar las notificaciones. Puedes establecer un período específico para la actualización y evitar desactivar las notificaciones durante el resto del día.

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Silencia Canales Irrelevantes

Desactiva las notificaciones para canales donde no necesitas alertas en tiempo real. Esto es útil en canales con alta actividad, especialmente si eres más observador que participante activo. Silenciar un canal puede ser más eficiente que salir del mismo.

Deja los Canales Inactivos

Revisa periódicamente los canales a los que estás unido. Si no interactúas con ellos, considera salir. Slack te notificará sobre los canales que usas raramente; utiliza esta función para mantener tu entorno de trabajo organizado.

Mantén tu Estado Actualizado

Actualiza tu estado manualmente si es necesario, además de la integración automática del calendario. Por ejemplo, cuando estés de PTO, añade la fecha de regreso en tu estado.

Usa las Secciones para Mensajes Directos

Las secciones te ayudarán a organizar los mensajes directos de manera eficiente. Puedes crear secciones para acceder rápidamente a las conversaciones más importantes.

Pautas de Mensajería en Slack

Uso de @channel y @here

Utiliza @channel y @here solo para mensajes importantes y urgentes. Asegúrate de que tu mensaje tenga suficiente información para que los destinatarios sepan si deben responder o pueden ignorarlo.

No Esperes Respuestas Inmediatas

Slack facilita la comunicación directa, pero no todos pueden responder de inmediato. Si necesitas una respuesta urgente, envía un mensaje claro sobre la urgencia, pero evita enviar mensajes adicionales si no recibes una respuesta inmediata.

Usa Hilos en Canales y Conversaciones Grupales

Los hilos ayudan a seguir el hilo de una conversación sin inundar el canal principal con notificaciones. Solo recibirán notificaciones los participantes del hilo.

Evita Mensajes Cortos Innecesarios

No envíes mensajes como "Hola" sin contenido adicional. Formula preguntas o solicitudes claras desde el principio.

Confirma Mensajes con Reacciones

Utiliza emojis para confirmar mensajes, como un pulgar hacia arriba en lugar de respuestas de una sola palabra. Esto ayuda a reducir la interrupción sin notificaciones innecesarias.

Respeta el Estado de Alguien

Si alguien ha configurado "No molestar", respétalo. Considera enviar un correo electrónico si es urgente y importante, o usa la opción "¿Notificar de todos modos?" si es necesario.

Programa Mensajes para Más Tarde

Slack permite programar mensajes para enviarlos en otro momento. Utiliza esta opción para enviar mensajes fuera del horario laboral sin interrumpir a los destinatarios.

Emojis de Uso Común para Estados y Reacciones

Estados Comunes

• 🌴: Estoy de vacaciones.
• ⛔ y 🚫: Estoy ocupado, no molestar (o en PTO).
• 🗓: Estoy en una reunión.
• 🏢: Estoy en la oficina.
• 🥣: Estoy almorzando.
• 🤒: Estoy enfermo.

Emojis de Reacción Comunes

• 👀: Estoy investigando tu mensaje/pregunta.
• 🙏: Gracias.
• ✅: Aprobado.

Preguntas y respuestas (FAQs):

¿Cuándo debo usar Slack en lugar de otros métodos de comunicación?

Utiliza Slack para conversaciones informales, coordinación de equipo y actualizaciones rápidas. Para aprobaciones formales o asuntos que requieran seguimiento detallado, opta por correo electrónico.

¿Cómo puedo evitar la sobrecarga de canales en Slack?

Silencia o deja canales que no son relevantes para ti y considera la opción de grupos de mensajes directos para comunicaciones temporales.

¿Cómo configuro mi estado en Slack para reflejar mi disponibilidad?

Integra tu calendario de Google para actualizaciones automáticas y actualiza manualmente tu estado según sea necesario para informar a tus compañeros sobre tu disponibilidad.

¿Qué debo hacer si no recibo una respuesta inmediata a mi mensaje en Slack?

No envíes mensajes adicionales si no recibes una respuesta inmediata. Considera usar otros métodos de comunicación si la situación es urgente.

Conclusión:

Slack es una herramienta poderosa cuando se usa correctamente. Siguiendo estas normas y mejores prácticas, puedes mejorar la eficiencia de la comunicación dentro de tu empresa, evitando la sobrecarga de información y asegurando que los mensajes importantes sean tratados de manera adecuada. Recuerda siempre adaptar el uso de Slack a las necesidades específicas de tu equipo y situación.

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